Le regulación de los archivos y documentación pública es un recurso de las democracias modernas, que tiene como propósito garantizar la transparencia, preservación, así como el uso responsable de los documentos y archivos que generan las instituciones, funcionarios públicos y sujetos obligados.
La Ley Estatal de Archivos y Documentación de Morelos establece los principios y procedimientos para la gestión, conservación y resguardo de la documentación referente a la operación, origen y uso del presupuesto, toma de decisiones y, en general, todos los expedientes y archivos que son generados durante el desempeño de las entidades que reciben, usan o administran recursos del erario estatal.
El proyecto de ley en materia de archivos –que se encuentra a la espera de aprobación por el Congreso Local- es congruente con los principios que establece la Ley General de Archivos, en cuanto a la homogeneidad, máxima apertura, protección y preservación del acervo documental de la nación y enfoque en derechos humanos; además de permitir la colaboración con el Sistema Nacional Anticorrupción.
En efecto, la regulación de los archivos y documentación es un instrumento indispensable para combatir la corrupción. Una vez aprobada la Ley de Archivos del Estado de Morelos, los funcionarios públicos, representantes populares, gobernantes de Morelos y sujetos obligados, serán responsables de preservar los documentos relacionados con su desempeño, catalogarlos, clasificarlos y entregarlos al Sistema Institucional de Archivos para su resguardo.
Ningún servidor público, independientemente de su nivel de responsabilidad puede ocultar o destruir por iniciativa propia la información o documentación que le resulte molesta o incómoda; mucho menos la que pueda revelar un manejo irregular o dudoso de los recursos a su cargo.
Además, el proyecto de la ley estatal en materia de archivos establece periodos y procedimientos para que los documentos sean trasladados a los archivos institucionales y después de cierto periodo, a los archivos históricos, pero en todos los casos, los documentos pueden ser rastreados y localizados a través del sistema de clasificación.
El resguardo y catálogo de todos los documentos de interés público en el estado de Morelos, cuenta con el auxilio de la tecnología informática, que facilita el acopio de grandes cantidades de documentos en espacios más reducidos; aun así, está previsto que la documentación física relacionada con expedientes o asuntos en trámite, además de toda aquella de valor histórico, no pueda ser destruida.
El volumen de documentación crece día con día, pero la población que no es experta en sistemas de archivos puede solicitar el apoyo de la autoridad especializada, en gestionar las solicitudes de transparencia y acceso a la información pública estatal: el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE).
El proyecto de ley de archivos de Morelos reconoce la necesidad de reservar y custodiar de manera segura, la información relacionada con los datos personales y la vida privada de las personas.
La reserva de documentos clasificados por motivos de seguridad pública incluye medidas especiales, como son el periodo de reserva y las instrucciones para su resguardo, de conformidad con el Reglamento sobre la clasificación de la Información Pública.
Para la difusión continua, oportuna y amplia de la información pública, se prevé el apoyo en las tecnologías informáticas y de telecomunicaciones, de manera que cualquier persona con acceso a internet, pueda conocer, consultar y estudiar los archivos públicos. En correspondencia con la Ley de Transparencia, la información mínima que las entidades públicas deben poner a disposición de la ciudadanía en sus portales de Internet incluye la relacionada con montos, características y destino de sus partidas presupuestales.
De tal manera, el Sistema Estatal de Archivos y la Ley de Documentación del Estado de Morelos, forman parte de una estructura legal e institucional que consolida la transparencia y la rendición de cuentas, como elementos permanentes de la democracia.
Con el apoyo del IMIPE cualquier persona interesada en conocer mejor el desempeño de sus gobernantes, representantes populares y servidores públicos, puede ejercer su derecho a la información pública.
